Tendências de Transformação Digital

O escritório que controla suas informações controla o resultado.

Cada contrato, cada prova e cada comunicação com o cliente é um dado que pode inclinar a balança ou influenciar a decisão do tribunal.

Infelizmente, para muitos escritórios, essas informações decisivas se perdem entre pilhas de documentos em arquivos desorganizados.

As ações por má conduta profissional custaram em média US$ 228.000 em indenizações, muitas originadas de simples erros documentais.

Ao mesmo tempo, pesquisas da IDC mostram que 21,3% da perda de produtividade decorre de problemas de controle de versão.

É por isso que um DMS para equipes jurídicas deve ser sua solução de referência.

O que é um DMS para equipes jurídicas?

Um Sistema de Gestão de Documentos (DMS) é um software especializado que protege, organiza e controla cada documento do seu escritório. Ele gerencia tudo, desde contratos e processos judiciais até comunicações com clientes e petições.

Ao contrário de armazenamentos genéricos em nuvem, como Google Drive ou Microsoft OneDrive, um DMS jurídico oferece os recursos específicos necessários para manter a conformidade e proteger o sigilo advogado-cliente.

Por que você precisa de um DMS no seu escritório

Confiar em métodos tradicionais de gestão de documentos, como pastas compartilhadas e anexos de e-mail, é ineficiente. Isso aumenta inúmeros riscos que ameaçam diretamente a rentabilidade e a reputação do escritório.

A única maneira de mitigar esses riscos é integrar uma estratégia formal de gestão de documentos. Aqui estão os principais problemas que você resolverá com um DMS:

Como escritórios usam um DMS para resolver desafios operacionais

Um DMS tem muitos casos de uso.

Escritórios modernos o utilizam como uma ferramenta ativa para resolver vários problemas operacionais. Veja alguns dos principais:

Caso de uso 1: Gestão de processos centrada no assunto

Um processo de litígio complexo gera milhares de documentos, incluindo petições, descobertas, correspondências e provas, ao longo de vários anos.

Sem um arquivo centralizado, advogados desperdiçam horas faturáveis refazendo pesquisas que já existem nos arquivos do escritório.

Com um DMS, esse problema desaparece:

• Cada processo é organizado em um “arquivo digital” por assunto.

• Esse arquivo central contém todos os documentos, e-mails e anotações relacionados.

• Recursos avançados de busca permitem localizar instantaneamente qualquer documento pelo nome do cliente, tipo de caso, data ou até por palavras-chave no texto.

O resultado: pesquisas que antes levavam horas agora levam segundos.

Sua equipe pode focar na estratégia jurídica, e sócios podem acessar precedentes críticos instantaneamente durante audiências para obter melhores resultados.

Caso de uso 2: Controle de versões em contratos

Dois advogados estão editando o mesmo contrato.

Um trabalha a partir de uma versão salva no computador, enquanto o outro usa um anexo de e-mail.

Ao combinar as versões finais, percebem que omitiram uma cláusula crítica, criando um sério risco para o cliente.

Um DMS resolve esse problema com um sistema de “check-out/check-in”:

• Para editar um contrato, o advogado deve “retirá-lo” (check-out), bloqueando-o para outros usuários.

• Ao salvar e “devolver” (check-in), o DMS cria uma nova versão oficial e registra todas as alterações com data, hora e nome do autor.

Isso elimina erros de controle de versão que poderiam gerar ações por má conduta profissional. As negociações contratuais fluem mais rápido e de forma mais segura, com todos trabalhando na única fonte oficial.

Caso de uso 3: Conformidade e auditorias sempre prontas

A ordem dos advogados envia um aviso de auditoria solicitando determinados processos e registros de faturamento com poucos dias de antecedência.

Sua equipe administrativa precisa largar tudo para procurar em arquivos físicos e digitais, torcendo para não faltar nada.

Um DMS automatiza sua política de retenção de documentos:

• Marca documentos para arquivamento ou descarte seguro de acordo com as regras que você definir.

• Cada vez que um documento é acessado, modificado ou compartilhado, essa ação é registrada automaticamente, criando um histórico perfeito.

Assim, solicitações de conformidade que antes causavam pânico se tornam tarefas administrativas rotineiras. Você pode entregar qualquer documento solicitado instantaneamente, com total confiança na exatidão e integridade dos registros.

Como um DMS automatiza fluxos de trabalho em escritórios

Algumas tarefas consomem tempo demais. Integrar um DMS ao seu escritório automatiza processos rotineiros, ajudando sua equipe a recuperar horas para trabalhos de maior valor.

Abertura de novos clientes

• Antes
  Documentos de novos clientes chegam por e-mail e correio. Formulários de cadastro ficam espalhados, e a checagem de conflitos exige buscas manuais em processos antigos, levando horas.

• Com um DMS
  Um formulário digital de cadastro cria automaticamente um arquivo por assunto.
  O sistema busca imediatamente em toda a base documental possíveis conflitos. Cartas de contratação e contratos de honorários são enviados, assinados e arquivados automaticamente, com segurança desde o primeiro dia.

Resultado: abertura de clientes mais rápida, imagem profissional e prevenção de infrações éticas que prejudicam a reputação do escritório.

Revisão de contratos

• Antes
  Um rascunho de contrato circula por e-mail entre o escritório, o cliente e a parte contrária. Existem várias versões e ninguém sabe ao certo qual é a mais recente ou se foi aprovada.

• Com um DMS
  Um fluxo de trabalho automatizado encaminha o contrato por uma cadeia de aprovações pré-definida. Cada parte recebe uma notificação quando é sua vez de revisar.
  O sistema acompanha o status em tempo real e centraliza comentários e revisões.

Graças a essa automação, revisões que antes levavam semanas são concluídas em dias, com total transparência e sem riscos de erro de versão.

Gestão de descobertas (discovery)

• Antes
  Um pedido de discovery da parte contrária gera uma busca frenética em e-mails, pastas compartilhadas e caixas físicas.
  É estressante, demorado e com alto risco de perder informações importantes.

• Com um DMS
  Ferramentas avançadas de busca examinam todos os documentos do escritório instantaneamente.
  Você pode aplicar uma retenção legal a todos os documentos relevantes com um clique, evitando a exclusão. Ferramentas de redação integradas permitem remover informações privilegiadas antes do compartilhamento.

Assim, você responde rapidamente aos pedidos de discovery com segurança, reduzindo drasticamente o estresse e as horas não faturáveis associadas ao suporte em litígios.

Proteja sua prática e reputação com a Dokmee

A prática jurídica atual exige mais do que conhecimento técnico. Espera-se que seu escritório opere com excelência.

A capacidade de gerenciar informações impacta diretamente a rentabilidade e a reputação profissional.

Na Dokmee, entendemos os desafios enfrentados pelos escritórios modernos.

Nossa solução DMS oferece gestão documental centrada no assunto, segurança de alto nível e automação de fluxos de trabalho, transformando seu escritório de reativo para estrategicamente proativo.

De advogados solo a grandes firmas, a Dokmee se adapta às suas necessidades, oferecendo as ferramentas para proteger seus clientes e sua reputação.

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Perguntas frequentes

Como um DMS jurídico evita ações por má conduta profissional?
Um DMS jurídico cria registros completos de auditoria mostrando exatamente quando documentos foram acessados, modificados ou compartilhados. Essa documentação ajuda a comprovar o cumprimento de prazos e padrões profissionais, garantindo que documentos críticos nunca se percam.

Um DMS pode integrar-se ao nosso software jurídico atual?
Sim, DMS jurídicos profissionais podem integrar-se a sistemas de gestão de escritórios, softwares de faturamento e sistemas de protocolo eletrônico dos tribunais.

Quais recursos de segurança são essenciais para o sigilo advogado-cliente?
Um DMS jurídico deve oferecer controles de acesso baseados em funções (para que apenas pessoas autorizadas vejam o arquivo), criptografia de ponta a ponta e registros detalhados de auditoria. Esses recursos garantem um ambiente seguro para informações confidenciais.

Quanto tempo um DMS pode economizar para o nosso escritório?
A maioria dos escritórios relata economizar de 10 a 15 horas por advogado por semana em tarefas relacionadas a documentos após implementar um DMS adequado. Esse tempo pode ser convertido em horas faturáveis ou usado para melhorar o atendimento ao cliente e os resultados dos casos.

Como um DMS ajuda em auditorias da ordem dos advogados?
Um DMS automatiza o cumprimento das regras de retenção documental e cria um registro de auditoria perfeito e imutável para cada processo. Quando auditores solicitam registros específicos, você pode fornecê-los imediatamente com total confiança.